Transcrierea certificatului de naștere din străinătate: unde, cu ce acte și în cât timp

Transcrierea certificatului de naștere din străinătate înseamnă înscrierea în registrele de stare civilă române a actului de naștere întocmit de autoritățile țării în care s-a născut copilul. Legea îți cere s-o soliciți în 6 luni, la consulatul României din acea țară sau la starea civilă din România. La final primești certificatul de naștere românesc al copilului, cu CNP, de care ai nevoie pentru pașaport sau carte de identitate.

Ghidul nu e consultanță juridică. Listele de acte diferă de la o primărie sau de la un consulat la altul, așa că verifică pagina instituției la care depui dosarul înainte să mergi.

Cine face transcrierea și până când?

Actele de stare civilă ale cetățenilor români întocmite de autoritățile străine au putere doveditoare în România numai după ce sunt transcrise în registrele românești (art. 41 din Legea nr. 119/1996).

• Termenul. Ceri transcrierea în 6 luni de la înregistrarea nașterii la autoritățile străine (art. 41 alin. (2) din lege și art. 98 din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 255/2024).
• Amenda. Dacă nu prezinți certificatul pentru transcriere în termen, fapta e contravenție și se sancționează cu amendă de la 100 la 500 de lei (art. 63 din lege).
• Cine depune. Pentru un copil sub 14 ani, unul dintre părinți, personal sau prin împuternicit cu procură specială. Copilul care a împlinit 14 ani o depune în nume propriu, asistat de un părinte (art. 99 alin. (2) din Norme). Dacă un părinte e străin, cererea o depune părintele cetățean român, precizează ambasadele de la Madrid și Paris.

Unde depui cererea: la consulat sau în România?

Cererea o depui o singură dată, la consulat sau în România, cum atrage atenția Consulatul General de la Londra.

La consulat. Transcrierea se face la ambasada sau la consulatul României acreditat în statul în care s-a născut copilul, după ce nașterea a fost înregistrată la autoritatea locală (art. 41 alin. (4) din lege și art. 106 din Norme). Programarea o faci, de regulă, pe econsulat.ro. Consulatele de la Londra și Paris nu percep taxă consulară pentru acest serviciu.

În România. Cererea o soluționează serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor (SPCLEP) sau primăria de la domiciliul părinților, cu aprobarea primarului și avizul serviciului județean de evidență a persoanelor (art. 98 din Norme):

• dacă părinții au domicilii diferite în țară, oricare dintre cele două (art. 99 alin. (3));
• dacă părinții locuiesc în străinătate, cea de la ultimul lor domiciliu din România (art. 99 alin. (4));
• dacă părinții nu au avut niciodată domiciliul în România, Direcția de Stare Civilă a Sectorului 1 București, cum explică Direcția Locală de Evidență a Persoanelor Iași.

Nu trebuie să mergi la primăria competentă: poți depune dosarul la orice SPCLEP sau primărie, care îl trimite electronic celei competente (art. 98 alin. (4)). La Iași, certificatul îl ridici de la primăria unde ai depus dosarul.

Ce acte îți trebuie pentru transcriere?

Lista de bază e în art. 100 din Norme. De obicei îți trebuie:

• certificatul sau extrasul de naștere străin, în original, cu apostilă sau supralegalizare, după caz;
• traducerea legalizată în română a certificatului străin sau, după caz, formularul standard multilingv;
• certificatele de naștere și actele de identitate ale părinților, în original;
• certificatul de căsătorie românesc al părinților, dacă sunt căsătoriți;
• declarația despre domiciliul copilului, dacă părinții au domicilii diferite;
• procura specială, dacă depune un împuternicit.

Iași cere în plus o declarație că nu există alt act transcris și taxe locale de procesare. Consulatul de la Londra transcrie doar certificatul britanic în forma lungă, cu datele părinților, și nu acceptă certificatele reemise sau duplicatele. Dacă părinții s-au căsătorit în străinătate înainte de naștere, iar căsătoria nu e transcrisă, Londra și Madrid cer transcrierea ei înainte sau odată cu nașterea.

Dacă datele din actul străin nu corespund cu registrele românești, transcrierea se face, de regulă, după ce autoritatea străină corectează actul (art. 100 alin. (4) din Norme).

Ce trebuie tradus și legalizat?

Starea civilă cere, pe lângă actul străin, „traducerea în limba română legalizată” (art. 100 alin. (1) din Norme). Traducerea o face un traducător autorizat, iar un notar îi legalizează semnătura. Cere să fie tradus tot ce apare pe act: ștampilele, mențiunile și apostila. Atenție și la ortografie: localitatea nașterii se trece în actul românesc așa cum apare în act și în traducerea legalizată (art. 36 lit. g)).

Nu îți trebuie traducere în două situații, explicate pe larg în ghidul despre extrasul multilingv și formularul standard:

• extrasul multilingv eliberat după Convenția nr. 16 de un alt stat care o aplică e recunoscut fără traducere și fără legalizare (art. 173). Ambasada de la Madrid îl recomandă: nu se apostilează și nu se traduce;
• formularul standard multilingv prevăzut de Regulamentul (UE) 2016/1191, atașat actului dintr-un stat UE. Actul e acceptat fără traducere, dar mențiunile de pe el se traduc separat, de un traducător autorizat (art. 180).

Se mai traduc de obicei certificatul de naștere al părintelui străin, pentru care Paris acceptă și extrasul multilingv, și procura făcută la un notar din străinătate, care trebuie apostilată sau supralegalizată și tradusă prin traducere legalizată în România (Iași).

Pentru starea civilă din România, varianta obișnuită e traducerea legalizată la un notar român. La consulat, regulile diferă: Londra cere un traducător autorizat de pe lista consulatului, iar Paris acceptă și o traducere legalizată în Franța, la primărie, la Camera de Comerț sau la notar.

Îți trebuie apostilă pe certificatul străin?

Art. 34 din Norme pune condiții atât pe actele străine, cât și pe traducerile făcute în străinătate:

• din statele Convenției de la Haga din 1961, actul se apostilează;
• din statele cu care România are tratate de asistență judiciară, actul e scutit de apostilă și de supralegalizare;
• din statele UE, actele care intră sub Regulamentul (UE) 2016/1191 sunt scutite de apostilă, iar regulamentul acoperă și certificatul de naștere (portalul e-Justiție);
• din celelalte state, actul se supralegalizează.

Apostila se pune în țara care a emis actul, de autoritatea de acolo. Pentru Regatul Unit, de exemplu, consulatul de la Londra cere apostila biroului de legalizări al ministerului britanic de externe.

Unele consulate din UE cer totuși apostila. Ambasada de la Madrid cere apostila Tribunal Superior de Justicia pe certificación literal, iar consulatul de la Milano, pe extrasul italian obișnuit (vezi ghidul despre transcrierea certificatului de naștere din Italia). Pe extrasul multilingv, nu.

Cât durează și ce urmează după transcriere?

Durata diferă mult de la o instituție la alta:

• la Londra, dacă dosarul e complet, certificatul românesc se eliberează în ziua depunerii;
• la Paris, în aproximativ o lună;
• la Iași, termenul de soluționare e de 30 de zile;
• când dosarul îl soluționează Sectorul 1 București, legea dă un termen de 60 de zile (art. 41 alin. (6)).

CNP-ul. Codul numeric personal se atribuie la înregistrarea nașterii în registrele românești și se trece în actul și în certificatul de naștere (art. 22 din lege), așa că certificatul românesc obținut prin transcriere are CNP.

Pașaportul. Direcția Generală de Pașapoarte acceptă certificatele străine doar după transcriere și cere ca certificatul să aibă CNP. Dacă familia are domiciliul în străinătate, copilul poate primi la consulat pașaport cu mențiunea statului de domiciliu (CRDS). Pentru un copil cu domiciliul în România, pașaportul se cere cu certificatul de naștere în original, iar copilul trebuie să fie prezent.

Cartea de identitate. E obligatorie de la 14 ani, dar cartea electronică de identitate se poate elibera, la cererea părinților, unui copil de la 0 ani. Întreabă la evidența persoanelor dacă ghișeul tău o eliberează deja pentru copii.

Pașii, pe scurt

1. Ceri în țara nașterii extrasul multilingv sau formularul standard multilingv, dacă există, și verifici datele.
2. Alegi unde depui: la consulat sau la orice SPCLEP ori primărie din România.
3. Pui apostila în țara care a emis actul, dacă e nevoie, și faci traducerea legalizată.
4. Transcrii căsătoria părinților, dacă instituția o cere întâi (vezi ghidul despre transcrierea certificatului de căsătorie din străinătate).
5. Depui dosarul cu originalele, în cel mult 6 luni de la înregistrarea nașterii.
6. Primești certificatul românesc cu CNP și ceri pașaportul sau cartea de identitate a copilului.

Dacă depui dosarul în România, îți traducem certificatul de naștere străin în română, cu apostila și mențiunile de pe el, prin traducători autorizați de Ministerul Justiției, și legalizăm traducerea la notar. Notarul are nevoie de regulă de actul original, așa că îți spunem cum ni-l trimiți. Traducem la fel actele părintelui străin, procura sau certificatul de căsătorie. Dacă depui la consulat, întreabă înainte ce traducere acceptă. Vezi pagina despre traducerea legalizată a certificatului de naștere și pe cele de traduceri engleză–română sau germană–română.