Transcriere certificat de naștere din Italia: unde și cu ce acte

Transcrierea certificatului de naștere din Italia înseamnă înscrierea actului italian în registrele de stare civilă românești. Legea îți cere s-o faci în 6 luni de la înregistrarea nașterii în Italia, la un consulat al României din Italia sau la starea civilă din România. Dacă ceri de la comune extrasul plurilingv (estratto di nascita plurilingue), nu îți trebuie nici apostilă, nici traducere.

Până când trebuie făcută transcrierea?

Un act de naștere întocmit de autoritățile italiene pentru un cetățean român are putere doveditoare în România numai după ce e transcris în registrele românești. Așa prevede art. 41 din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă.

• Termenul este de 6 luni de la înregistrarea nașterii la autoritățile italiene. Îl găsești în art. 41 alin. (2) din lege și în art. 98 din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 255/2024, care au înlocuit vechea metodologie din HG nr. 64/2011.
• Dacă depășești termenul, fapta e contravenție și se sancționează cu amendă de la 100 la 500 de lei (art. 63 din lege). Dacă ești deja în întârziere, întreabă la starea civilă cum procedezi.
• După transcriere primești certificatul de naștere românesc al copilului. La Consulatul General de la Milano, de exemplu, poți depune în aceeași zi și cererea de pașaport pentru copil.

Unde faci transcrierea certificatului de naștere din Italia?

Ai două variante: un consulat al României din Italia sau starea civilă din România.

La consulat. Transcrierea se face la consulatul acreditat în statul în care s-a produs nașterea, deci în Italia (art. 41 alin. (4) din lege). Fiecare consulat are o zonă: Consulatul General de la Milano, de exemplu, transcrie actele copiilor născuți în Lombardia și Trentino-Alto Adige. Milano și Roma nu percep taxă consulară pentru acest serviciu, dar regulile practice diferă:

• Consulatul General de la Roma cere programare pe econsulat.ro și prezența copilului la depunere.
• Consulatul de la Milano spune că prezența copilului nu e necesară și eliberează certificatul românesc în ziua în care primește dosarul.

În România. Cererea o soluționează serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor (S.P.C.L.E.P.) sau primăria de la domiciliul părinților. Dacă părinții au domicilii diferite, oricare dintre ele. Dacă părinții locuiesc în străinătate, cea de la ultimul lor domiciliu din România (art. 99 din Norme). Poți depune cererea la orice S.P.C.L.E.P. sau primărie, care trimite dosarul electronic celei competente (art. 98 alin. (4)). Transcrierea o aprobă primarul, după avizul serviciului de evidență a persoanelor de la nivel județean.

Cine depune. Pentru un copil sub 14 ani, unul dintre părinți, personal sau printr-un împuternicit cu procură specială. Copilul care a împlinit 14 ani o depune în nume propriu, asistat de un părinte (art. 99 alin. (2)). Dacă ești adult, născut în Italia, iar părinții tăi nu au avut domiciliul în România cât ai fost minor, cererea o soluționează Direcția de Stare Civilă a Sectorului 1 București.

Ce act ceri de la comune: estratto plurilingue sau certificato?

Legea italiană a stării civile, DPR nr. 396/2000, deosebește mai multe documente:

• certificato di nascita, cu datele persoanei și referințele actului;
• estratto per riassunto, care reia pe scurt datele din act și mențiunile (annotazioni);
• copia integrale, care reproduce actul exact și se eliberează doar dacă o ceri expres.

Pentru transcriere, cel mai simplu e estratto plurilingue, extrasul multilingv pe care primăria italiană îl eliberează pe formularul A din Convenția CIEC nr. 16, semnată la Viena la 8 septembrie 1976. Italia și România fac parte din convenție. Potrivit art. 173 din Norme, autoritățile române recunosc aceste extrase fără traducere, legalizare sau altă formalitate.

Ce cer consulatele pentru extras:

• îl vor în original și complet; Roma cere și a doua pagină, cea care explică rubricile;
• Milano nu acceptă documentele primite pe e-mail de la oficiile de stare civilă italiene;
• dacă nu ai extras plurilingv, Milano primește un extras italian în care apar părinții, apostilat de prefectura italiană și tradus în română.

Ce acte trebuie traduse

• Extrasul plurilingv nu se traduce, nici la consulat, nici la starea civilă din România.
• Orice alt extras italian, de exemplu estratto per riassunto sau copia integrale, are nevoie de traducere. La starea civilă din România, art. 100 din Norme cere actul italian în original și traducerea lui în română, legalizată. La consulatul de la Roma, actul italian trebuie apostilat, iar traducerea în română, apostilată și ea.
• Actele părinților. Consulatul de la Milano cere ca certificatul de naștere al unui părinte, dacă nu e în română, să fie extras multilingv sau să fie tradus în română.
• Certificatul de căsătorie italian. Dacă părinții s-au căsătorit în Italia, consulatele cer ca și căsătoria să fie transcrisă, înainte sau odată cu nașterea. Pentru actul de căsătorie se aplică aceleași reguli: extras plurilingv sau traducere legalizată.

Traducerea legalizată e făcută de un traducător autorizat de Ministerul Justiției, iar un notar îi legalizează semnătura. Cere ca traducerea să cuprindă tot ce apare pe act: ștampilele, mențiunile de pe margine și apostila, dacă există.

Îți trebuie apostilă pe actul italian?

• Pe extrasul plurilingv, nu. Convenția nr. 16 spune că extrasele sunt acceptate fără legalizare în statele care fac parte din ea, iar consulatele confirmă că nu trebuie apostilate.
• Regulamentul (UE) 2016/1191, aplicat din 16 februarie 2019, scutește de apostilă actele de naștere eliberate într-un stat UE și prezentate în alt stat UE, cum explică portalul european e-Justice. Normele românești preiau regula la art. 34 lit. c).
• Consulatele din Italia cer totuși, pentru un extras italian obișnuit, apostila de la Ufficio Legalizzazioni al prefecturii italiene. Ca să scapi și de apostilă, și de traducere, cere de la început extrasul plurilingv.

Regulamentul prevede și un formular standard multilingv, care se atașează actului ca ajutor de traducere. Potrivit art. 180 din Norme, actul însoțit de acest formular e acceptat fără traducere, dar mențiunile de pe act se traduc separat, de un traducător autorizat.

Ce faci dacă numele sau datele diferă?

• Nume diferite față de actele românești. Ofițerul de stare civilă îți cere documente care să lămurească diferența, iar cererea se soluționează după clarificare (art. 100 alin. (3) din Norme).
• Date care nu corespund cu registrele românești. Transcrierea se face, de regulă, după ce autoritatea italiană corectează actul. Normele prevăd și excepții, de exemplu un prenume simplificat sau prescurtat ori o eroare materială. Atunci actul românesc se întocmește cu datele din registrele românești (art. 100 alin. (4) și art. 101 alin. (4)).
• Numele după căsătorie. Dacă actul de căsătorie italian nu arată ce nume poartă soții după căsătorie, ei dau o declarație despre nume (art. 100 alin. (1) lit. b)).

Înainte să ceri extrasul, compară numele părinților cu actele de identitate românești: diacriticele, ordinea prenumelor, datele și locurile de naștere. O greșeală corectată la comune din timp te scutește de un drum în plus.

Cum faci transcrierea, pas cu pas

1. Ceri de la comune extrasul plurilingv al actului de naștere, în original, și verifici numele și datele.
2. Transcrii căsătoria, dacă părinții s-au căsătorit în Italia și nu au făcut-o încă. Consulatele o cer înainte sau odată cu nașterea.
3. Alegi unde depui: la consulatul competent pentru locul nașterii sau la orice S.P.C.L.E.P. ori primărie din România. Verifică pe pagina consulatului dacă îți trebuie programare.
4. Dacă nu ai extras plurilingv, obții apostila pe extrasul italian, dacă depui la consulat, și faci traducerea legalizată în română.
5. Pregătești restul actelor: actele de identitate ale părinților, certificatul de căsătorie românesc, hotărârea de divorț, dacă e cazul, și declarațiile cerute, de exemplu cea despre domiciliul copilului. Formularele le primești la ghișeu.
6. Depui cererea cu toate actele în original. Consulatele nu primesc dosare incomplete.
7. Primești certificatul de naștere românesc, după aprobarea transcrierii, și poți cere apoi actele de identitate ale copilului.

Listele de acte diferă puțin de la o instituție la alta, așa că verifică-le cu consulatul sau cu starea civilă înainte să depui dosarul. Ghidul te orientează, dar nu ține loc de răspunsul instituției.

Dacă ai un extras italian care nu e plurilingv sau alte acte italiene pentru dosar, le traducem din italiană în română, cu traducători autorizați de Ministerul Justiției, și legalizăm traducerea la notar. Dacă instituția cere apostilă și pe traducere, ne ocupăm noi de ea. Comanzi online: vezi pagina de traduceri italiană–română și pe cea despre traducerea legalizată a certificatului de naștere.