Politica de confidențialitate

Când ne ceri o traducere, ne încredințezi documente care conțin, de cele mai multe ori, date personale: ale tale sau ale celor apropiați. Aici îți explicăm ce date prelucrăm, de ce, cui le transmitem, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai. Politica urmează Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor (GDPR).

Cine răspunde de datele tale

Operatorul datelor tale este VIASOFT SRL, care folosește marca Roman Trad International.

• CUI: 15925641
• Nr. Reg. Com.: J2003001499327
• Sediul social: Str. Școala de Înot nr. 18, Sibiu
• Biroul din Sibiu: Str. Școala de Înot nr. 18, Sibiu
• E-mail: contact@romantrad.ro
• Telefon și WhatsApp: 0752 064 627

Ce date prelucrăm

Prelucrăm doar datele de care avem nevoie ca să-ți facem traducerea:

• Date de identificare și de contact: numele, numărul de telefon, adresa de e-mail și, dacă alegi livrarea prin curier, adresa de livrare.
• Conținutul documentelor: tot ce scrie în documentele pe care ni le trimiți spre traducere. De obicei, acestea conțin nume, date și locuri de naștere, adrese, codul numeric personal (CNP), seria și numărul actului de identitate și informații despre familie, studii sau locul de muncă.
• Date sensibile: unele documente conțin date din categorii speciale, de exemplu date despre sănătate, în documentele medicale, sau date despre condamnări penale, în cazierul judiciar.
• Date de facturare: numele sau denumirea firmei, adresa, codul fiscal al firmei, dacă e cazul, și detaliile plății: suma, data și metoda de plată.
• Mesajele tale: e-mailurile și mesajele WhatsApp pe care ni le trimiți despre comandă.
• Date tehnice: când vizitezi site-ul, serverul prelucrează automat adresa IP și tipul browserului, ca să-ți afișeze paginile și să protejeze site-ul de abuzuri.

Pe site nu îți faci cont și nu completezi niciun formular. Nu folosim instrumente de analiză a traficului (analytics) și nici de publicitate.

Dacă ne trimiți documentele altei persoane, de exemplu certificatul de naștere al copilului tău sau actele unei rude, asigură-te că ai dreptul să ni le dai și spune-i persoanei respective despre această politică.

De ce prelucrăm datele și pe ce temei

• Ca să-ți răspundem și să-ți facem o ofertă. Citim documentul pe care ni-l trimiți ca să-ți spunem prețul și termenul. Temeiul: demersurile făcute la cererea ta înainte de încheierea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
• Ca să-ți facem traducerea. Traducem documentul, îl legalizăm la notar sau obținem apostila, dacă ne ceri, și ți-l livrăm. Temeiul: executarea contractului dintre noi (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
• Ca să traducem documentele altei persoane, la cererea ta. Temeiul: interesul legitim, al tău și al nostru, de a duce la capăt comanda pe care ne-ai dat-o (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Ca să traducem documente cu date sensibile. Datele despre sănătate sau despre condamnări penale le folosim doar ca să traducem documentul pe care ni l-ai trimis, pe baza acordului tău explicit, pe care ni-l dai când ne ceri traducerea lui. Nu le folosim în niciun alt scop.
• Ca să emitem factura și să ținem contabilitatea. Temeiul: obligațiile pe care ni le impune legislația fiscală și financiar-contabilă (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).
• Ca să ne apărăm drepturile și să ținem site-ul în siguranță. Păstrăm dovada comenzii pentru eventuale reclamații sau litigii și prelucrăm datele tehnice ale vizitelor ca să protejăm site-ul. Temeiul: interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile și de a ne proteja site-ul (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Ca să știm cum e folosit site-ul. Numărăm vizitele, fără cookie-uri și fără să te identificăm (vezi „Statistici despre vizite”). Temeiul: interesul nostru legitim de a îmbunătăți site-ul (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Nu ești obligat prin lege să ne dai datele tale. Fără ele însă nu putem să-ți facem oferta, traducerea sau factura: numele și datele de contact ne trebuie ca să lucrăm împreună, iar datele de facturare sunt cerute de lege.

Nu luăm decizii automate despre tine și nu îți creăm un profil.

Cui transmitem datele

Nu vindem datele tale și nu le folosim pentru publicitate. Le transmitem doar celor care au nevoie de ele ca să-ți facem traducerea sau atunci când ne obligă legea:

• Traducătorilor autorizați parteneri. Lucrăm, prin platforma noastră, cu traducători autorizați de Ministerul Justiției din toată țara. Fiecare primește doar documentele pe care le traduce și e obligat să păstreze confidențialitatea lor.
• Notarilor publici, când ceri legalizarea traducerii.
• Autorității care aplică apostila, când ceri apostilă.
• Firmelor de curierat, când alegi livrarea prin curier. Le dăm numele, telefonul și adresa de livrare.
• Furnizorilor de servicii IT: furnizorul de găzduire, pentru site și platformă, furnizorul de e-mail și Cloudflare, prin care trece traficul site-ului, ca să se încarce repede și să fie protejat de atacuri, și care ne dă statisticile despre vizite.
• Contabilului nostru, pentru facturi și evidența contabilă.
• Băncii, pentru încasarea plăților prin transfer bancar.
• Autorităților publice, de exemplu ANAF sau instanțelor, doar când legea ne obligă.

Notarii publici și autoritățile care aplică apostila prelucrează datele ca operatori independenți, după regulile care li se aplică.

WhatsApp și transferul în afara SEE

Ne poți trimite documentele și pe WhatsApp, dacă alegi tu acest canal. WhatsApp este un serviciu al Meta, care prelucrează datele și după propriile reguli, descrise în politica de confidențialitate WhatsApp. Meta poate transfera date în afara Spațiului Economic European (SEE), inclusiv în Statele Unite, cu garanțiile prevăzute de GDPR pentru astfel de transferuri.

Dacă nu vrei ca documentele tale să treacă prin WhatsApp, trimite-ni-le pe e-mail sau adu-le la birou.

Cloudflare, Inc. are sediul în SUA și prelucrează traficul site-ului în rețeaua sa din mai multe țări. Transferul datelor în SUA se face în baza cadrului UE–SUA privind protecția datelor (EU–US Data Privacy Framework), la care Cloudflare a aderat. În rest, datele tale rămân în Uniunea Europeană: furnizorii noștri de găzduire și de e-mail le stochează în UE.

Cât timp păstrăm datele

• Documentele primite și traducerile: 30 de zile de la livrare.
• Mesajele pe e-mail și pe WhatsApp: 7 zile.
• Facturile și documentele contabile: pe durata prevăzută de legislația financiar-contabilă.
• Dovada comenzii: 30 de zile, ca să ne putem apăra în cazul unei reclamații sau al unui litigiu.
• Datele tehnice ale vizitelor: jurnalele serverului le păstrăm 7 zile.

După aceste termene, ștergem datele sau le anonimizăm.

Cum îți protejăm datele

• Site-ul folosește o conexiune criptată (HTTPS).
• Documentele tale ajung doar la persoanele care lucrează la comanda ta.
• Traducătorii parteneri și colaboratorii noștri sunt obligați să păstreze confidențialitatea.
• La căsuța de e-mail au acces doar angajații autorizați.

Dacă, totuși, se produce o încălcare a securității datelor care îți poate pune în pericol drepturile, te anunțăm, așa cum cere legea.

Drepturile tale

Ai următoarele drepturi asupra datelor tale:

• Dreptul de acces: să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești o copie a lor.
• Dreptul la rectificare: să corectăm datele greșite sau să le completăm pe cele incomplete.
• Dreptul la ștergere: să ștergem datele de care nu mai avem nevoie sau pe care nu mai avem temei să le păstrăm. Nu putem șterge datele pe care legea ne obligă să le păstrăm, de exemplu facturile.
• Dreptul la restricționare: să oprim temporar prelucrarea, de exemplu cât verificăm dacă datele sunt corecte.
• Dreptul la portabilitate: să primești datele pe care ni le-ai dat într-un format structurat, folosit în mod curent, sau să le transmitem altui operator, când prelucrarea se bazează pe contract sau pe acordul tău și se face automat.
• Dreptul la opoziție: să te opui prelucrării bazate pe interesul nostru legitim, din motive legate de situația ta.
• Dreptul de a-ți retrage acordul, oricând, când prelucrarea se bazează pe el. Retragerea nu afectează prelucrarea făcută până atunci.

Cum îți exerciți drepturile

Scrie-ne la contact@romantrad.ro, trimite-ne o scrisoare la Str. Școala de Înot nr. 18, Sibiu sau vino la biroul din Sibiu. Îți răspundem fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la cerere. Dacă cererea e complexă sau primim multe cereri, termenul se poate prelungi cu încă două luni; în acest caz, te anunțăm în prima lună.

Exercitarea drepturilor este gratuită. Ca să nu dăm datele tale altcuiva, s-ar putea să-ți cerem să-ți confirmi identitatea.

Plângere la ANSPDCP

Dacă crezi că îți prelucrăm datele cu încălcarea legii, ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro. Te poți adresa și instanței. Dacă vrei, scrie-ne mai întâi: de cele mai multe ori putem rezolva problema direct.

Statistici despre vizite

Ca să știm câte persoane vizitează site-ul și ce pagini citesc, folosim Cloudflare Web Analytics. Nu folosește cookie-uri, nu salvează nimic în browserul tău, nu te urmărește de pe un site pe altul și nu creează un profil despre tine. Vedem doar cifre totale: câte vizite au avut paginile, din ce țări și de pe ce site-uri au venit vizitatorii și ce tip de dispozitiv și de browser au folosit. Pentru asta, paginile încarcă un mic script de la Cloudflare.

Cookie-uri

Site-ul nu folosește cookie-uri: când îl vizitezi, nu salvăm nimic în browserul tău. Nu folosim nici cookie-uri de analiză, de publicitate sau ale altor firme.

Fonturile site-ului sunt găzduite pe serverul nostru. În afară de Cloudflare, prin care trece traficul site-ului, vizita ta nu trimite date către servicii externe. Linkurile către WhatsApp sau Google Maps te duc pe site-urile acestor servicii, unde se aplică regulile lor de confidențialitate.

Modificări ale politicii

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciile noastre sau legea. Versiunea în vigoare e mereu pe această pagină, iar data ultimei actualizări e afișată la începutul ei.

Contact

Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la contact@romantrad.ro, sună-ne sau scrie-ne pe WhatsApp la 0752 064 627 ori vino la biroul din Sibiu, pe Str. Școala de Înot nr. 18.

Citește și Termenii și condițiile în care lucrăm.