Apostila de la Haga: ce este, unde o obții și cum o punem pe traducere

Apostila de la Haga este certificatul prin care un act oficial din România e recunoscut în altă țară fără alte legalizări. O pune o autoritate română, alta pentru fiecare tip de act. Mai jos afli ce este apostila, unde se pune, când îți trebuie pe traducere și când nu îți trebuie deloc. Dacă ai nevoie de o traducere legalizată cu apostilă, ne ocupăm noi de ea, de la traducere până la Camera Notarilor.

Ce este apostila?

Apostila vine din Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961, care a eliminat cerința supralegalizării actelor oficiale străine. România o aplică din 16 martie 2001.

Apostila confirmă trei lucruri: că semnătura de pe act e autentică, în ce calitate a semnat persoana respectivă și, după caz, că ștampila e cea reală. Nu confirmă conținutul actului. Se pune chiar pe act sau pe o filă atașată și are titlul în franceză: „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”.

Apostila funcționează doar între statele care fac parte din convenție. Printre ele sunt toate statele Uniunii Europene, Regatul Unit, Statele Unite, Elveția, Norvegia, Australia, Israel, Turcia, Republica Moldova și Ucraina. Lista se mai schimbă: Canada, de exemplu, aplică apostila abia din 11 ianuarie 2024, așa că verifică țara în tabelul de pe site-ul Conferinței de la Haga, hcch.net.

Unde se pune apostila în România?

Depinde de act. Sunt trei autorități:

• Instituția Prefectului, pentru actele administrative: certificate de stare civilă, cazier judiciar, acte de studii și alte acte emise de autoritățile publice. De regulă, mergi cu actul în original la prefectura din județul în care ai domiciliul tu, soțul sau soția ori o rudă până la gradul II sau în care își are sediul instituția care a emis actul. Certificatele de stare civilă și cazierul se pot apostila la orice prefectură. Diplomele universitare se apostilează doar după ce sunt vizate de CNRED.
• Tribunalul, pentru actele care vin de la instanțe, de exemplu hotărârile judecătorești.
• Camera Notarilor Publici, pentru actele notariale, cum ar fi o procură sau o declarație autentificată. Tot aici se pune apostila pe o traducere legalizată, pentru că legalizarea semnăturii traducătorului e un act notarial. Te adresezi camerei în a cărei circumscripție lucrează notarul.

Se poate și online? Doar pentru actele administrative emise în format electronic și semnate digital. Le încarci pe platforma HUB a Ministerului Afacerilor Interne (hub.mai.gov.ro), iar apostila o primești în format digital, pe e-mail sau din contul tău. Pe aceeași platformă poți verifica o apostilă pusă de prefectură după 1 noiembrie 2004, după numărul și data ei.

Apostila pe original sau pe traducere?

Sunt două apostile diferite, iar instituția din străinătate poate cere una dintre ele sau pe amândouă:

• apostila pe actul original confirmă semnătura celui care a emis actul;
• apostila pe traducerea legalizată confirmă semnătura notarului care a legalizat semnătura traducătorului.

Dacă îți trebuie amândouă, ordinea contează:

1. Apostila pe original, la prefectură, la tribunal sau la Camera Notarilor, după tipul actului.
2. Traducerea. Traducătorul autorizat traduce tot actul, inclusiv apostila de pe el, ștampilele și mențiunile.
3. Legalizarea la notar. Notarul legalizează semnătura traducătorului.
4. Apostila pe traducere, la Camera Notarilor Publici.

Așa descrie pașii 2–4, de exemplu, Ambasada Italiei la București pentru actele românești folosite în Italia. Dacă pui apostila pe original după ce actul a fost tradus, ea nu apare în traducere și s-ar putea să ai nevoie de o traducere nouă. Întreabă instituția de la început ce îi trebuie și spune-ne și nouă.

Când nu ai nevoie de apostilă?

Între statele Uniunii Europene, pentru anumite acte. Din 16 februarie 2019 se aplică Regulamentul (UE) 2016/1191. Dacă ești cetățean român, actele eliberate de autoritățile române nu mai au nevoie de apostilă la autoritățile din alt stat membru dacă privesc nașterea, faptul că o persoană e în viață, decesul, numele, căsătoria, divorțul, parteneriatul înregistrat, filiația, adopția, domiciliul sau reședința, cetățenia ori lipsa cazierului judiciar. Pentru unele dintre ele poți cere și un formular standard multilingv, care se atașează actului și poate ține loc de traducere. Iar dacă instituția cere totuși o traducere certificată, trebuie să o accepte pe cea făcută în orice stat membru.

Regulamentul are și limite:

• nu acoperă alte acte, cum ar fi diplomele, contractele sau procurile, pentru care se poate cere în continuare apostila;
• nu se aplică actelor emise de un stat din afara Uniunii;
• privește doar autenticitatea actului, nu și efectele lui juridice în celălalt stat.

De exemplu, certificatul de naștere tradus pe care îl depui la o autoritate din Germania nu are nevoie de apostilă, dar pentru diploma de bacalaureat instituția poate cere apostila.

Când există un tratat bilateral. Pentru înregistrarea în România a actelor de stare civilă străine, metodologia de stare civilă, aprobată prin HG nr. 64/2011, scutește de apostilă și de supralegalizare actele din statele cu care România are tratate de asistență judiciară. Printre ele sunt Republica Moldova, Ucraina, Ungaria, Austria, Franța, Belgia, Polonia, Bulgaria și Serbia. În alte situații, întreabă instituția care primește actul.

Ce faci dacă țara nu aplică apostila?

Atunci urmează supralegalizarea. Printre statele care nu fac parte din convenție sunt Emiratele Arabe Unite, Qatarul, Kuweitul, Egiptul, Iordania și Nigeria.

Pentru un act românesc, supralegalizarea are trei etape:

1. actul e vizat întâi de autoritatea competentă pentru el; actele notariale și traducerile legalizate, de exemplu, trec pe la Camera Notarilor;
2. apoi îl supralegalizează Ministerul Afacerilor Externe;
3. la final, îl supralegalizează ambasada sau consulatul în România al țării în care îl folosești.

Pentru un act emis într-un astfel de stat și folosit în România, drumul e invers: ministerul de externe al țării care l-a emis, ambasada României de acolo sau ambasada acelei țări la București și, la final, Ministerul Afacerilor Externe al României.

Acte străine cu apostilă, folosite în România

Apostila se pune în țara care a emis actul, de autoritatea competentă de acolo, nu în România. De exemplu, ca să transcrii în România un certificat de naștere sau de căsătorie străin, metodologia de stare civilă cere actul în original și traducerea lui legalizată. Dacă actul vine dintr-un stat din afara Uniunii care face parte din convenție, trebuie să aibă și apostilă, cu excepția statelor cu tratat bilateral de mai sus.

Traducem actul în română împreună cu apostila, cu ștampilele și cu mențiunile de pe el, iar traducerea o legalizăm la notar. Găsești detalii pentru fiecare limbă pe paginile de traduceri engleză–română, germană–română, franceză–română, italiană–română, spaniolă–română, olandeză–română și maghiară–română.

Cum te ajutăm cu apostila

1. Ne trimiți actul pe e-mail sau pe WhatsApp, ca scanare sau fotografie clară, sau îl aduci la biroul de traduceri din Sibiu, pe Str. Școala de Înot nr. 18. Spune-ne în ce țară și la ce instituție îl depui și ce apostile îți cere.
2. Te îndrumăm pentru original. Dacă îți trebuie apostilă pe original, îți spunem unde mergi și în ce ordine.
3. Traducem, legalizăm și apostilăm. Un traducător autorizat de Ministerul Justiției traduce actul, iar noi legalizăm traducerea la notar și obținem apostila de la Camera Notarilor, dacă e nevoie.
4. Primești traducerea pe e-mail, în PDF, prin curier oriunde în România sau o ridici de la birou. Dacă instituția vrea exemplarul pe hârtie, cu apostila, alege curierul sau ridicarea de la birou.

Îți spunem prețul și termenul înainte să începem. Termenul depinde și de programul notarului și al Camerei Notarilor. Dacă te grăbești, vezi cum lucrăm la traducerile urgente.