Acte necesare pentru muncă în Olanda: înregistrare, BSN și traduceri

Actele necesare pentru muncă în Olanda sunt, în primul rând, un act de identitate valabil și un număr BSN (burgerservicenummer). BSN-ul îl primești când te înregistrezi: la primăria (gemeente) unde locuiești, dacă stai cel puțin 4 luni, sau la un ghișeu RNI, dacă stai mai puțin. Certificatele de stare civilă și diploma contează la înregistrare și la angajare, iar pe multe le poți folosi fără traducere dacă le ceri în varianta multilingvă.

Ghidul nu e consultanță juridică. Cerințele diferă de la o primărie la alta, așa că verifică paginile oficiale din ghid și întreabă instituția la care depui actele.

Ce acte sunt necesare pentru muncă în Olanda?

Ca cetățean al UE, în general nu ai nevoie de permis de muncă (Your Europe). Pregătește însă:

• pașaportul sau cartea de identitate, valabile; la Haga, de exemplu, permisul de conducere nu e acceptat ca act de identitate la înregistrare;
• dovada adresei, dacă te înregistrezi ca rezident: de exemplu, contractul de închiriere semnat sau acordul scris al locatarului principal ori al proprietarului, cu o copie după actul lui de identitate;
• certificatul de naștere și, după caz, certificatul de căsătorie, actele de divorț și certificatele de naștere ale copiilor;
• diploma și foaia matricolă, dacă angajatorul îți cere dovada studiilor.

BSN-ul e numărul tău personal în relația cu autoritățile olandeze. Îl folosești, de exemplu, pentru asigurarea de sănătate, declarația de impozit sau pensie și ca să-ți faci un cont DigiD. Îl primești o singură dată și rămâne valabil, chiar dacă pleci din Olanda și revii.

Gemeente sau RNI: unde te înregistrezi ca să primești BSN-ul?

Dacă stai 4 luni sau mai mult, te înregistrezi ca rezident în Basisregistratie Personen (BRP), la primăria localității în care locuiești. Trebuie să mergi personal, în cel mult 5 zile de la sosire. De obicei îți trebuie o programare, iar în prezent așteptarea poate fi mai lungă decât în mod normal, așa că ia legătura din timp cu primăria. Partenerul și copiii care vin cu tine se înregistrează și ei, personal.

La Haga, de exemplu, înregistrarea e gratuită, iar confirmarea cu BSN-ul vine prin poștă, de obicei în cel mult 4 săptămâni. Certificatele de naștere și de căsătorie nu sunt obligatorii acolo pentru înregistrare. Dacă le aduci și sunt în regulă, datele din ele sunt trecute în BRP. Primăria scrie însă că evenimentele de stare civilă petrecute în străinătate, ca nașterea, căsătoria sau divorțul, trebuie înregistrate. Alte primării pot avea alte cerințe, așa că întreabă-le ce acte să aduci.

Dacă stai mai puțin de 4 luni, te înregistrezi ca nerezident în Registratie Niet-Ingezetenen (RNI), la unul dintre cele 19 ghișee RNI, de exemplu în Amsterdam, Rotterdam, Haga, Utrecht sau Eindhoven. Ca cetățean al UE, alegi tu ghișeul. Îți trebuie pașaportul sau cartea de identitate, valabile. Poți completa formularul online dinainte și primești un cod QR, pe care îl iei cu tine. Înregistrarea e gratuită, iar BSN-ul îl primești pe loc. Pentru un copil sub 16 ani aduci și actul lui de identitate și certificatul de naștere, care uneori trebuie tradus sau legalizat.

Trebuie tradus certificatul de naștere pentru Olanda?

Nu întotdeauna. Ai trei variante, de la cea mai simplă:

1. Extrasul multilingv al actului de naștere, de căsătorie sau de deces. E un formular în mai multe limbi, inclusiv engleza, pe care Olanda îl acceptă fără traducere și fără legalizare. Îl ceri la starea civilă, la serviciul public comunitar de evidență a persoanelor.
2. Formularul standard multilingv al UE, prevăzut de Regulamentul (UE) 2016/1191. Îl ceri autorității care îți eliberează certificatul și îl atașezi la el. Cu acest formular, autoritatea olandeză îți poate cere o traducere doar în situații excepționale.
3. Traducerea în neerlandeză, engleză, franceză sau germană, făcută de un traducător autorizat. La Haga, de exemplu, primăria acceptă de obicei actele în engleză, franceză sau germană, dar poate cere o traducere în neerlandeză.

Nu ai nevoie de apostilă pe certificatul de naștere sau de căsătorie: sunt acte publice, iar actele publice nu trebuie legalizate când le folosești în altă țară din UE. Dacă autoritatea cere o traducere certificată, trebuie să o accepte pe cea făcută în orice stat UE.

Pentru divorț e altfel. Certificatul de divorț românesc se eliberează doar în română, așa că trebuie tradus de un traducător autorizat, dar nici actul, nici traducerea nu trebuie legalizate. Primăria din Haga cere, pentru un divorț dintr-o țară UE, și certificatul prevăzut de regulamentul european Bruxelles II bis, eliberat de obicei de autoritatea care a pronunțat divorțul.

Ce acte trebuie traduse pentru Olanda?

Guvernul olandez acceptă traduceri în neerlandeză, engleză, franceză sau germană. Pe scurt:

• Certificatele de naștere și de căsătorie, inclusiv ale copiilor: nu le traduci dacă ai extras multilingv sau formular standard multilingv. Altfel, le traduci.
• Certificatul de divorț: îl traduci; traducerea nu trebuie legalizată.
• Actele notariale și hotărârile judecătorești: nu trebuie legalizate, dar le traduci dacă sunt în română.
• Diplomele și certificatele de studii sau profesionale: guvernul olandez cere pentru ele apostilă și traducere. Pentru evaluarea IDW, regulile sunt mai simple (vezi secțiunea următoare).

Poți face traducerea în România sau în Olanda:

• În România, la un traducător autorizat de Ministerul Justiției. Regula generală a guvernului olandez e apostila pe original și pe traducere, dar pentru unele acte, ca certificatul de divorț, nu e nevoie de ea. Apostila pe actul original se aplică la Instituția Prefectului, iar pe traducerea legalizată, la Camera Notarilor Publici.
• În Olanda, la un traducător jurat (beëdigd vertaler) din registrul oficial. Traducerea lui nu mai trebuie legalizată, dar originalul se apostilează în România, dacă e nevoie.

Unele instituții olandeze pot cere un traducător jurat din Olanda. Întreabă-le înainte să comanzi traducerea.

Diploma: ai nevoie de evaluarea IDW?

IDW e centrul olandez prin care ceri evaluarea unei diplome străine. Evaluarea o fac Nuffic sau SBB, în funcție de studiile tale, și îți arată cu ce nivel din sistemul olandez se compară diploma ta.

• De obicei nu e obligatorie, dar angajatorul ți-o poate cere. E o recomandare, nu îți dă drepturi legale.
• Profesiile reglementate, ca asistent medical sau profesor, au proceduri proprii. Verifică în baza de date a Comisiei Europene dacă profesia ta e reglementată în Olanda și, dacă da, întreabă întâi autoritatea competentă.
• Cererea se face online, pe Mijn IDW, cu scanări color clare. La data actualizării ghidului, evaluarea unei diplome costa 148,83 euro.
• Traducerea: dacă diploma sau foaia matricolă nu sunt în neerlandeză, engleză, germană, franceză sau afrikaans, IDW cere o traducere certificată, făcută de un traducător jurat din Olanda sau din altă țară. Dacă instituția de învățământ ți-a dat actele și în engleză, nu mai ai nevoie de traducere certificată.
• Apostila nu îți trebuie pentru IDW.

Pașii, de la plecare până la BSN

1. Află unde te înregistrezi: la gemeente, dacă stai 4 luni sau mai mult, ori la un ghișeu RNI, dacă stai mai puțin.
2. Cere în România extrasele multilingve pentru actele tale de naștere și de căsătorie și pentru actele copiilor ori formularul standard multilingv al UE.
3. Tradu actele care nu au variantă multilingvă, de exemplu certificatul de divorț sau o hotărâre judecătorească, și diploma, dacă angajatorul ți-o cere.
4. Pune apostila doar unde e nevoie, după regulile de mai sus.
5. Pregătește dovada adresei, dacă te înregistrezi ca rezident.
6. Fă programarea la primărie sau la ghișeul RNI. Pentru RNI, completează formularul online și salvează codul QR.
7. Mergi personal cu actele originale, împreună cu toți membrii familiei care se înregistrează.
8. Primești BSN-ul: pe loc la RNI, iar după înregistrarea la primărie, prin confirmarea pe care ți-o trimite aceasta. Cu el îți poți face apoi cont DigiD.

Pentru actele de care ai nevoie în Olanda facem traduceri autorizate din română în olandeză și, pentru instituțiile care acceptă engleza, traduceri autorizate în engleză, cu traducători autorizați de Ministerul Justiției. Pentru certificatul de naștere găsești detalii pe pagina despre traducerea legalizată a certificatului de naștere. Lucrăm la fel și cu germana sau franceza. Legalizăm traducerea la notar și ne ocupăm de apostila pe traducere, dacă ți se cere. Comanzi online, de oriunde ai fi.