Extras multilingv și formular standard multilingv: când înlocuiesc traducerea

Extrasul multilingv și formularul standard multilingv sunt două documente pe care le ceri la starea civilă din România și care, în multe țări europene, țin loc de traducerea certificatului de naștere, de căsătorie sau de deces. Extrasul e un act de sine stătător, recunoscut în statele care aplică Convenția nr. 16 de la Viena. Formularul se atașează certificatului și se folosește în celelalte state din Uniunea Europeană.

Ghidul nu e consultanță juridică. Instituția la care depui actul decide ce acceptă, așa că întreab-o înainte să ceri un document sau să comanzi o traducere.

Ce este extrasul multilingv?

Extrasul multilingv e un extras de pe actul de stare civilă, întocmit după Convenția nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă (CIEC), semnată la Viena la 8 septembrie 1976. România o aplică din 2013. Se eliberează pentru trei acte: naștere, căsătorie și deces. Unii îi spun „certificat de naștere multilingv”, dar denumirea oficială e extras multilingv.

Rubricile fixe sunt tipărite în cel puțin două limbi, între care franceza și limba statului care îl eliberează. Simbolurile sunt explicate și în engleză. Datele se scriu cu cifre, iar numele, cu litere latine, așa că o autoritate din alt stat îl poate citi fără traducere. Extrasul preia și mențiunile ulterioare de pe act, prin simboluri standard pentru căsătorie, divorț, anularea căsătoriei sau deces.

Potrivit convenției, extrasul are aceeași valoare ca extrasele eliberate după legea statului de origine. În statele care aplică convenția e acceptat fără legalizare sau altă formalitate echivalentă, deci fără apostilă.

În România nu îl folosești. Legea nr. 119/1996 îl declară valabil numai în statele care aplică convenția, iar serviciile de stare civilă precizează că nu poate fi folosit în fața autorităților române.

Ce este formularul standard multilingv?

Formularul standard multilingv vine din Regulamentul (UE) 2016/1191, aplicat din 16 februarie 2019. Nu e un act separat, ci un ajutor de traducere: îl ceri odată cu certificatul și îl atașezi la el. Singur nu are valoare juridică și nu ține loc de extras.

Potrivit portalului european e-Justiție, România eliberează formulare pentru naștere, deces, căsătorie, dovada că o persoană e în viață, domiciliu sau reședință și lipsa cazierului judiciar. Pentru actele de stare civilă îl ceri la starea civilă, iar pentru celelalte, la instituția care eliberează actul.

Regulamentul are două efecte importante:

• certificatul românesc e scutit de legalizare și de apostilă când îl prezinți unei autorități din alt stat membru (articolul 4);
• dacă îl însoțește formularul, nu mai ai nevoie de traducere, cu condiția ca autoritatea să considere că informațiile din formular îi ajung (articolul 6).

Formularul îl folosești doar într-un alt stat membru decât cel care l-a eliberat (articolul 8), deci nu în România. Îl completează și îl semnează autoritatea. Nu îl descărca de pe internet ca să îl completezi singur: formularul e valabil doar dacă îl eliberează autoritatea.

În ce țări folosești extrasul și în ce țări formularul?

Extrasul multilingv e recunoscut în statele care aplică Convenția nr. 16. Potrivit listei CIEC, acestea sunt: Austria, Belgia, Bosnia și Herțegovina, Bulgaria, Capul Verde, Croația, Elveția, Estonia, Franța, Germania, Italia, Lituania, Luxemburg, Macedonia de Nord, Republica Moldova, Muntenegru, Polonia, Portugalia, România, Serbia, Slovenia, Spania, Țările de Jos și Turcia.

Formularul standard multilingv îl folosești în oricare dintre celelalte 26 de state membre ale UE, fie că aplică convenția, fie că nu. De aici rezultă patru situații:

• state din UE care aplică și convenția, de exemplu Germania, Italia, Spania sau Franța: poți folosi fie extrasul, fie certificatul cu formular;
• state din UE care nu aplică convenția, de exemplu Irlanda, Suedia, Ungaria sau Cehia: doar certificatul cu formular;
• state din afara UE care aplică convenția, de exemplu Elveția, Republica Moldova, Turcia sau Serbia: doar extrasul;
• restul lumii, de exemplu Regatul Unit, SUA sau Canada: niciunul. Ai nevoie de traducere și, după caz, de apostilă sau supralegalizare.

Extras multilingv: unde se eliberează și ce acte îți trebuie?

Ambele documente le ceri la starea civilă. Legea nr. 119/1996 prevede că extrasul multilingv se eliberează pe baza unei cereri depuse la oricare serviciu public comunitar local de evidență a persoanelor (SPCLEP) sau primărie ori la o misiune diplomatică sau un oficiu consular al României. Potrivit metodologiei aprobate prin HG nr. 255/2024 (articolul 158), cererea pentru extras sau formular multilingv se poate depune la orice primărie, serviciu de stare civilă sau SPCLEP din țară, indiferent unde a fost întocmit actul și unde ai domiciliul.

Cine le poate cere:

• extrasul de naștere sau de căsătorie: titularul sau reprezentantul lui legal;
• extrasul de deces: membrii familiei sau alte persoane îndreptățite;
• formularul: persoanele care au dreptul să primească certificatul de stare civilă;
• în numele altcuiva: o persoană împuternicită prin procură specială sau un avocat.

Ce duci la ghișeu:

• actul de identitate, în original;
• pentru formular, certificatul de stare civilă original, căruia i se atașează;
• dacă mergi în numele altcuiva, procura specială autentificată la notar, în original. O procură făcută la un notar din străinătate trebuie să aibă apostilă sau supralegalizare și o traducere legalizată în română.

Taxa și termenul le afli de la serviciul de stare civilă la care depui cererea.

Când ai nevoie totuși de traducere?

Extrasul și formularul nu rezolvă orice situație. Ai nevoie de traducere când:

• instituția nu le acceptă. Pentru formular, regulamentul lasă decizia autorității: dacă informațiile din el nu îi ajung, poate cere traducere. Ambele documente au rubrici fixe. Dacă instituția are nevoie de ceva ce nu apare în ele, de exemplu textul complet al unei mențiuni de pe certificat, îți poate cere certificatul tradus;
• actul e pentru o firmă sau o instituție privată. Potrivit portalului e-Justiție, organismele private, de exemplu o bancă, nu sunt obligate de regulament și îți pot cere traducere;
• actul nu are extras sau formular. Extrasul există doar pentru naștere, căsătorie și deces. Pentru certificatul de divorț, pentru diplome sau pentru hotărâri judecătorești nu există nici extras, nici formular, așa că, dacă instituția le cere în limba ei, ai nevoie de traducere;
• țara nu e pe niciuna dintre liste, cum e Regatul Unit;
• actul e pentru o autoritate din România. Nici extrasul, nici formularul nu se folosesc aici.

Cum obții extrasul sau formularul, pas cu pas

1. Întreabă instituția din străinătate ce acceptă: extras multilingv, certificat cu formular standard multilingv sau traducere legalizată. Dacă poți, cere răspunsul în scris.
2. Verifică listele de mai sus, ca să vezi ce variantă se aplică țării în care depui actul.
3. Pregătește actele: actul de identitate, certificatul original, dacă ceri formularul, și procura, dacă mergi în numele altcuiva.
4. Depune cererea la orice serviciu de stare civilă, SPCLEP sau primărie din România. Dacă locuiești în străinătate, întreabă consulatul României dacă îți poate primi cererea.
5. Verifică documentul primit: numele, inclusiv diacriticele, datele și locurile.
6. Depune-l corect: extrasul singur, formularul doar împreună cu certificatul la care e atașat.
7. Dacă instituția îl refuză, cere-i să îți spună ce formă vrea și comandă traducerea.

Extras, formular sau traducere legalizată: comparație

Dacă ai nevoie de traducere

Când nici extrasul, nici formularul nu te ajută, de exemplu pentru Regatul Unit sau pentru un act fără formular, poți comanda online traducerea legalizată a certificatului de naștere, cu traducători autorizați de Ministerul Justiției. Ne ocupăm și de legalizarea la notar și de apostila pe traducere, dacă e cerută. Pentru alte limbi, vezi paginile despre traducerile engleză–română, germană–română, italiană–română și spaniolă–română.